Wir sind umgezogen. Und zwar ins Internet. Seit vorgestern sind wir 100% remote. Kein Büro, kein Konferenzraum, nicht mal ein Platz für die Geschäftsführung. Wir sind jetzt de facto eine Briefkastenfirma für 12 Personen. Cool, oder? 😎

Jetzt fragst du dich sicher: Fühlt man sich da nicht allein? Gute Frage! 😕

Die Antwort ist „Nöööö“, wenn man ein virtuelles Office hat. Das Ganze ist faktisch ein Büro, mit allem, was ein Büro zu bieten hat. Also mit Arbeitsplätzen, Meetingräumen, einer Küche und Ruheräumen. Und „Ja“ wir haben auch Spiele. 😄 Sogar der Smalltalk auf dem Gang ist möglich. Muss man eben nur zu der Person laufen. 😃

Als Unternehmer stellt man sich bei einer solchen Entscheidung aber sofort eine ganz andere Frage: Wie kontrolliert man das Ganze? Denn Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, oder? 😏

Bei uns ist Vertrauen die Basis. 😊 Aber wir haben auch verschiedene Kontrollsysteme eingeführt, die nur dann zum Einsatz kommen, wenn uns etwas komisch vorkommt.

Da wäre erstens die Arbeitszeiterfassung (die ist in Deutschland sowieso Pflicht). 😅 Dann haben wir eine Zeiterfassung für die abrechenbaren Projekte, damit jeder Kunde von uns einen Leistungsbericht bekommt. Dieser wird dann von den Kunden gegen kontrolliert. Und natürlich haben wir die Anwesenheitspflicht im virtuellen Office, die man notfalls mit der Arbeitszeiterfassung abgleichen kann. 😇

Das Wichtigste dabei ist, dass alle Systeme eine API haben und saubere Daten ausliefern. Wir kontrollieren die wichtigsten Daten einmal wöchentlich auf Auffälligkeiten. Sollten diese auftreten, fragen wir sofort nach, was der Grund war und wo Unterstützung benötigt wird. Zeitaufwand ca. 10 Minuten für alle Mitarbeiter. 😮

Mit 100% Remote kommen auf mich als Unternehmer aber auch einige neue Fragen auf. Aktuell denke ich viel über das Thema „Teamkultur“ nach und wie man diese bei einer Remote-Company weiter verbessern kann. 😌 Vielleicht kannst du mir dabei helfen und kennst jemanden, mit dem ich mich mal darüber austauschen könnte. Am liebsten wären mir Unternehmen, die ebenfalls 100% remote sind und mehr als 20 Mitarbeiter:innen haben. 😍

Update Oktober 2023: Halloween-Look und meine Erkenntnisse der letzten 2 Monate 🎃

Ich finde, es ist mal Zeit für ein kleines Update zu unserem 100% Remote-Abenteuer. Seit meinem letzten Post ist viel passiert, einschließlich einer kompletten Umgestaltung unseres virtuellen Büros im Halloween-Stil (spooky, spooky 🎃)

Meine Erkenntnisse der letzten zwei Monate:

1. Spaß an der Flexibilität: Ich habe festgestellt, dass es unglaublich einfach und schnell ist, unser virtuelles Büro umzugestalten. Das geht definitiv leichter von der Hand als in einem physischen Büro! 🛋️
2. Man braucht einen Entwickler: Um ein virtuelles Büro effektiv zu betreiben, benötigt man aber spezialisierte Entwickler in einem Team. Ohne diese Expertise wäre es schwierig, das virtuelle Büro zu managen. Ich würde dies dann nicht empfehlen. 👨‍💻
3. Game-Hall Fail: Es ist schade, aber die Spielautomaten in unserem virtuellen Büro werden kaum genutzt. Ich hoffe, das ändert sich noch. 🎰 (ansonsten wird der Raum umfunktioniert)
4. Gewohnheiten: Obwohl unser Open-Space-Bereich toll ist, habe ich festgestellt, dass die Leute meistens an denselben Stellen sitzen. Menschen sind eben Gewohnheitstiere. 🐾
5. Ruhebereiche: Ich bin begeistert, wie gut unsere zwei Ruhebereiche ankommen. Hier tummeln sich die Leute am meisten 😌 (ist ja auch so schön ruhig dort)
6. Smalltalk-Raum: Wir experimentieren aktuell mit einem „Smalltalk-Raum“. Nach ersten Tests scheint dieser gut anzukommen. 🗨️

Update Dezember 2023: Weihnachts-Edition und welche Probleme wir nicht mehr haben.

Ho, ho, ho, es gibt mal wieder ein Kartenupdate bei uns im virtuellen Office. Weihnachten 🎄 hat auch bei uns Einzug gehalten, mit jeder Menge hübscher Weihnachtsdeko 🎁 und sogar einem Kamin 🔥. Da kann Weihnachtsstimmung aufkommen 🎅.

In den letzten Wochen habe ich einigen Unternehmer:innen unser virtuelles Office gezeigt. Die meisten waren darüber erstaunt 😲, dass es so etwas gibt und kurz darauf begeistert 😃. Am häufigsten höre ich aber immer die Aussage: “Das Ganze sieht aus wie ein Computerspiel 🎮.” Yeap, das war das Ziel 🎯.

Was aber auch immer wieder mal vorkommt, sind Aussagen wie: “Da spart ihr ja jetzt richtig Miete 💸.” Hierzu erwähne ich immer nur, dies ist nicht nur die Miete, sondern wir haben damit gleich mehrere Themen gelöst, über die wir uns lange den Kopf zerbrochen haben 💡. Deswegen hier mal ein paar Informationen dazu, was alles weggefallen ist oder gelöst wurde.

• Wer sorgt für Ordnung im Büro? Das Thema ist überflüssig ✅.
• Wer macht das Büro regelmäßig sauber? Brauchen wir auch nicht mehr 🚫.
• Wer macht das Büro schick? Dafür haben wir jetzt einen Entwickler 👨‍💻.
• Wie hoch wird die Nebenkostenabrechnung ausfallen? Interessiert uns nicht mehr 🤷‍♂️.
• Wer macht die Kaffeemaschine sauber? Die Diskussion führen wir nicht mehr 🚫☕.
• Wer räumt den Geschirrspüler ein- und aus? Das Thema haben wir auch nicht mehr 🚫🍽️.
• Wer gießt die Blumen, wenn alle im Urlaub sind? Problem gelöst 🌺👍.
• Wer scannt die Post ein? Haben wir mit dem Büro über einen Dienstleister gelöst 📧✅.

Rückblick März 2024: Ein Jahr virtuelles Büro und unsere OsterMap

Es kommt mir vor wie gestern, und doch ist es bereits ein Jahr her, dass wir unser virtuelles Büro mit WorkAdventure ins Leben gerufen haben. Rückblickend kann ich nur staunen über die Transformation, die wir durchlaufen haben, und manchmal fällt es mir schwer, mir unsere Arbeitsweise davor überhaupt noch vorzustellen.

Was mich an unserer bisherigen Reise aber besonders begeistert hat, ist, was wir durch die Einführung gelernt haben.

Da wären zum einen die Einführung der Plattform, erstmalig durch echte Mitarbeiterbeteiligung und Mitbestimmung – anstelle einer Top-Down-Anweisung durch die Geschäftsführung. Das Team hat am Ende entschieden, ob wir die Plattform verwenden und wie. Diese Herangehensweise war nicht nur für mich innovativ, sondern stellt seitdem sicher, dass das Team Teil des Prozesses ist.

Das zweite große Learning waren die Fallstricke bei IT-Projekten. Ein schmerzhafter, aber wertvoller Lerneffekt, da wir die erste Map über einen Dienstleister erstellen ließen. Das Ergebnis: Budget ausgeschöpft, doch die Map weit entfernt von unseren Vorstellungen. Eine wichtige Erkenntnis für mich war, wie entscheidend Feedback-Schleifen sind und welche Konsequenzen blindes Abarbeiten haben kann.

Was ich auch nicht vermutet hätte, ist, welchen Eindruck ein virtuelles Büro auf neue Bewerber macht. Ihre Begeisterung bestätigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind, wenn ich Aussagen höre wie ‚Ich will unbedingt bei euch arbeiten.‘

Auch für die Zukunft wird das digitale Büro zweifellos ein fester Bestandteil weiterer Unternehmen sein. Die Vorteile sind einfach zu überzeugend. Und wer weiß, vielleicht habe ich bald ein paar Monitore an der Wand hängen, oder sehe diese über eine VR-Brille, auf denen dann auf jedem einzelnen ein virtuelles Büro von einem anderen Unternehmen zu sehen ist.

Ein weiterer Traum für die Zukunft sind Geschäftstreffen auf einer solchen Plattform zu visualisieren. Dies würde meiner Ansicht nach das Verständnis und die Zusammenarbeit revolutionieren. Ich stelle mir jetzt schon eine virtuelle Nachbildung einer tatsächlichen Sitzordnung von Offlinetreffen vor – nur dann eben ohne Platzbeschränkungen, aber mit den Möglichkeiten von Smalltalks an virtuellen Kaffeemaschinen und einem visualisierten Meetingablauf.

Trotz aller Erfolge gibt es natürlich auch Wünsche und Verbesserungsmöglichkeiten. Eine direkte Verknüpfung unseres Videokonferenzsystems von Google mit WorkAdventure würde zum Beispiel die Effizienz steigern. Denn durch KI-integrierte Transkription und automatisierte To-Do-Listen, die in naher Zukunft kommen werden, würden wir ein Stückchen weiter in Richtung einer effizienteren, zukunftsorientierten Arbeitsumgebung kommen.

Ebenso könnte ein verbessertes Auswertungstool für Anwesenheitslisten nützlich sein, gerade dann, wenn man Businessmeetings plant und eine nachträgliche Anwesenheitsliste benötigt, oder einfach mal wissen möchte, welcher Mitarbeiter, wann im Büro war.

Zum Schluss kann ich aber nur sagen, in einem Jahr haben wir viel erreicht, und ich bin gespannt, was die Zukunft noch bringt. Eines ist sicher: Unsere Reise mit dem virtuellen Büro ist erst der Anfang.

Update Juni 2024: Camping Map mit Pokemons?

Es ist mal wieder Zeit, ein kleines Update zu unserem virtuellen Büro liefern. In der Zwischenzeit scheint der Workflow gut zu funktionieren, dass das Büro alle 2 Monate angepasst wird. Aktuell haben wir eine Sommer-Camping Map.

Zwischen jeder Anpassung sammeln wir auch fleißig weitere Ideen, was man noch ändern könnte. Interessant finde ich dabei, dies sind nur kleine Änderungen. So werden wir demnächst die Räume vergrößern, in dem störungsfrei gearbeitet werden kann. Diese sind aktuell immer gut belegt. 🙂

Das Gute an der Map ist somit, das grobe Layout steht erst einmal.

Was auf dieser Map ein schönes spielerisches Element ist, sind die ganzen Pokémon, die auf der Karte verteilt sind. Diese haben wir von Beginn an als Begleiter der Avatare eingeführt. Der Grund dafür war, wir haben einige Teammitglieder, die Pokémon-Fans sind. So kann man seinen Avatar nicht nur optisch, sondern auch durch einen Begleiter mehr individualisieren.

Ursprünglich gab es als Begleiter nur Katzen in verschiedenen Farben. Und theoretisch wäre es auch möglich, noch andere Begleiter hinzufügen. Vorlagen gibt es dafür scheinbar genügend, wie mir meine Entwickler mitteilten. Aber der Wunsch danach scheint aktuell nicht zu bestehen.

Was mir aktuell noch als Idee durch den Kopf schwirrt, sind die folgenden 2 Dinge:

1. Wie wäre es, wenn man einen Bewerbungsraum auf der Karte hätte, in denen man die Bewerbungsgespräche durchführen könnte. Wie würde dies auf die Bewerber wirken?
2. Wie würde sich ein offener Bereich auf der Map auswirken, der von allen besucht werden kann. Möglich ist dies, aber ist dies auch sinnvoll? Was wäre der Mehrwert? 

Ideen habe ich genügend, austesten und umsetzen werden wir diese zukünftig Stück für Stück.

Update Oktober 2024: Halloween is back 🎃

😊 Vor einem Jahr hatten wir unsere erste Halloween-Map. Nun ist sie wieder da, natürlich mit leichten Anpassungen. Ich finde, dies ist eine gute Gelegenheit für ein kurzes Update zu unserer vollständig remote arbeitenden Firma. Wie wir festgestellt haben, eignet sich unser Arbeitszeitmodell besonders für Menschen, die extreme Flexibilität schätzen, wie Hundebesitzer 😌 und Eltern.

Eine Herausforderung für neue Teammitglieder ist aber die Integration der Arbeitszeit in den Tagesablauf. Meine Empfehlung, die ich Neustartern gebe, ist: Agiere antizyklisch bei alltäglichen Aufgaben wie Einkaufen 🙂. Erledige diese Aufgaben, wenn nicht viel los ist und du diese stressfrei erledigen kannst. Doch dafür ist gutes Zeitmanagement 🕒 unerlässlich.

Ein Kernelement unserer Arbeitsweise ist die Reduzierung von verpflichtenden Meetings auf nur eine Stunde und 30 Minuten pro Woche. Sollte man trotzdem mal nicht können, zeichnen wir die Meetings aber auch noch auf 📹, damit sie später angesehen werden können.

Wir haben aber auch eine höhere Fluktuation festgestellt, was aktuell eine Herausforderung ist. Wir arbeiten daran, die Teamzusammengehörigkeit 👍 zu stärken, und probieren verschiedene Ansätze aus. Dennoch bin ich weiterhin überzeugt von den Vorteilen eines vollständig remote arbeitenden Unternehmens 🌟.Die Vorteile zeigen sich aktuell vor allem bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Bei jeder Stellenanzeige erhalten wir viele Bewerbungen von Menschen, die nicht mehr bereit sind, ins Büro zu pendeln 🙃. Sie wollen ihre Lebenszeit nicht für den Arbeitsweg opfern. Ein klarer Pluspunkt für uns, und wir genießen dies gerade 😊.