In meiner Bubble reden alle über KI, nutzen ChatGPT, Gemini oder Claude und freuen sich über die schnellen Antworten.

Aber Hand aufs Herz: Wer nutzt die Technologie wirklich so, dass sie den Arbeitsalltag massiv verändert?

In den letzten Monaten habe ich meine Prozesse komplett umgekrempelt. Ich möchte euch heute zeigen, wie ich meine Struktur aufgebaut habe, um nicht nur mit der KI zu spielen, sondern echte Ergebnisse in Rekordzeit zu erzielen.

Die Basis ist die Ordnung

Der größte Fehler ist es, Prompts einfach in den Chat zu werfen und darauf zu hoffen, dass man sie später irgendwie wiederfindet. Das funktioniert nicht. Ich habe für mich eine zentrale Prompt-Library angelegt.

Hier ein kleiner Insider-Tipp von mir: Ich nutze dafür aktuell ein Google Dokument als mein Wiki. Das hat den riesigen Vorteil, dass man innerhalb eines Dokuments verschiedene Tabs anlegen kann.

So habe ich keine unübersichtliche Sammlung von vielen verschiedenen Dateien, sondern ein Hauptdokument als zentralen Ordner für alle meine Prompts. Da jeder Tab im Dokument seine eigene URL besitzt, kann ich die einzelnen Bereiche punktgenau verlinken und sofort darauf zugreifen.

Mein persönlicher 10-Minuten-Filter

Ich habe mir eine einfache Regel gesetzt. Wenn ich eine Aufgabe habe, die regelmäßig wiederkehrt und mich mehr als 10 Minuten Zeit kostet, dann ist das ein Fall für die KI. Mein Ziel ist es immer, diese Zeit auf ein bis zwei Minuten zu drücken.

Ich frage mich jedes Mal: Kann ich das automatisieren oder durch einen klugen Prompt beschleunigen?

Oft schreibe ich die Dauer sogar direkt auf meine Aufgabenkarten, um zu sehen, wo das größte Potenzial für Zeitersparnis liegt.

Der Master-Prompt Hack: Mein wichtigster Tipp

Das ist wahrscheinlich der wertvollste Workflow, den ich aktuell nutze. Wenn ich mit einer KI arbeite, gehe ich in den direkten Austausch. Ich gebe Feedback, korrigiere und optimiere das Ergebnis so lange, bis es exakt meinen Vorstellungen entspricht.

Jetzt kommt der entscheidende Schritt: Am Ende des Chats frage ich die KI, was ich ihr eigentlich zu Beginn hätte sagen müssen, um genau dieses perfekte Ergebnis sofort beim ersten Versuch zu erhalten.

Ich lasse mir von der KI einen sogenannten Master-Prompt schreiben. Diesen teste ich kurz in einem neuen Chat-Fenster und wenn er funktioniert, speichere ich ihn in meiner Library.

Integration direkt im Prozess

Ein guter Prompt bringt dir nichts, wenn du ihn suchen musst. Deshalb verlinke ich meine Master-Prompts direkt auf den entsprechenden Trello-Karten unserer Projekte. Dank der Tab-URLs in meinem Google-Dokument führt der Link direkt zur richtigen Stelle.

Wenn ich eine Aufgabe öffne, ist der passende Werkzeugkasten also schon da. Ich muss nur noch klicken, kopieren und bin fertig. Das spart mir das Suchen und sorgt für einen flüssigen Workflow.

Reden statt mühsam formulieren

Ein weiterer Gamechanger für mich ist die Nutzung von Voice-Tools. Ich nutze Whisperflow, um meine Gedanken einfach frei auszusprechen. Ich mache mir keine Gedanken mehr über das perfekte Prompt-Engineering während des Schreibens. Ich erkläre der KI das Problem, nenne das Ziel und gebe alle Informationen, die mir gerade einfallen.

Oft stelle ich am Ende eine ganz einfache Frage: Gibt es noch etwas, das du von mir brauchst, um diese Aufgabe perfekt zu lösen?

Die KI sagt mir dann ganz genau, welche Informationen ihr noch fehlen. Das ist wie ein Coaching-Gespräch und führt viel schneller zum Ziel als langes Tippen.

Wie sieht deine Struktur aus? Hast du auch feste Abläufe oder probierst du noch eher zufällig herum? Schreibt es mir gerne in die Kommentare.