Mir wird oft die Frage gestellt, warum ich meine Zeit so penibel plane, besonders in unserer vermeintlich spontanen Welt. Viele sind erstaunt, wenn ich ihnen sage, dass ich meine Reisen und wichtigen Termine mindestens sechs Monate im Voraus plane. Doch für mich ist Zeitplanung essenziell geworden. Die folgende Metapher hat mir die Wichtigkeit dieser Planung verdeutlicht, und ich möchte sie mit dir teilen.

Stell dir vor, du sitzt in einem Hörsaal. Vor dir steht ein Professor mit einem großen, durchsichtigen Plastikeimer. Er beginnt, große Steine in den Eimer zu werfen, bis dieser bis zum Rand gefüllt ist. Dann fragt er die Studenten: „Ist der Eimer voll?“ Alle nicken und antworten mit „Ja“. 

Doch der Professor lächelt nur, greift zu einem Beutel mit kleineren Steinen und schüttet diese in den Eimer. Die kleinen Steine finden ihren Weg zwischen den großen Steinen. Er fragt erneut: „Ist der Eimer jetzt voll?“ Die ersten Studenten zögern, aber viele nicken dennoch. 

Der Professor nimmt nun einen Beutel mit feinem Sand und schüttet ihn in den Eimer. Der Sand rieselt in die Zwischenräume zwischen den großen und kleinen Steinen und füllt den Eimer weiter. „Und jetzt?“, fragt der Professor. Der Großteil der Studenten schweigt, doch einer ruft “Eigentlich müsste er jetzt voll sein.”

Schließlich greift der Professor zu einer Flasche Wasser und gießt sie in den Eimer, bis dieser komplett gefüllt ist. Er schaut in die Runde und sagt: „Stellt euch vor, dieser Eimer wäre eure Zeit. Wenn ihr die großen Brocken zuerst plant, habt ihr immer noch Platz für die kleineren Dinge, die dazwischenkommen. Wenn ihr jedoch mit dem Wasser anfangt, bleibt kein Platz mehr für die wichtigen Dinge.“

Diese Geschichte hat mich tief beeindruckt. Sie hat mir gezeigt, dass es wichtig ist, zuerst die großen, wichtigen Brocken meines Lebens zu planen und dann die kleineren Dinge drumherum zu organisieren. Ich begann damit, meine großen Brocken frühzeitig zu planen. 

Durch diese gründliche Planung habe ich festgestellt, dass ich meine Zeit viel effizienter nutzen kann. Wenn ein großer Brocken geplant ist, versuche ich auch sämtliche Zahlungen, die damit verbunden sind, wie Flüge oder Unterkünfte, im Voraus zu begleichen. Das erhöht den Druck, diese Reise auch wirklich anzutreten, da ich ansonsten viel Geld verlieren würde. 

Außerdem habe ich ein klares Ziel, auf das ich hinarbeiten kann. Bis dahin muss alles reibungslos laufen, was bedeutet, dass ich mich intensiver mit den Prozessen auseinandersetze, die bis dahin erledigt werden müssen. Ich arbeite somit auch fokussierter.

Diese Strategie hat mir ermöglicht, meine Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, sodass ich weniger Zeit für alltägliche Aufgaben aufwenden muss. Dadurch habe ich mehr freie Zeit für spontane Aktionen, zum Nachdenken, Lesen oder andere Freizeitaktivitäten.

Terminabsagen oder Verschiebungen, die es früher auch bei mir gab, gehören jetzt der Vergangenheit an. Es gibt eigentlich nur noch zwei Gründe, warum ich einen Termin absage: entweder aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund eines dringenden familiären Notfalls.

Ein Coaching, das ich besuche, betont immer wieder: „Vor der Welle ist das Leben schön.“ Ohne Ziele keine Planung, ohne Planung keine Erfolgserlebnisse. Wer seine großen Brocken plant, zeigt, dass er seine Ziele kennt und darauf hinarbeitet. 

Zusammengefasst hat die Metapher des Eimers meine Sicht auf das Zeitmanagement komplett verändert. Diese Planung gibt mir unterdessen die Freiheit, meine Zeit effizient zu nutzen und dennoch Raum für Spontanität zu lassen. Doch wenn ich zurückblicke, dann sind es letztendlich immer die großen Brocken gewesen, die ich gemeistert habe und an die ich mich gerne zurückerinnere. Dies ist ein weiterer Grund, mehr große Brocken zu planen.