Ich bin gerade wieder einmal sprachlos. ChatGPT hat mir innerhalb der letzten 30 Minuten ein Skript geschrieben, mit dem ich zukünftig viel Lebenszeit sparen werde. Doch fange ich von vorn an.

Vor einigen Monaten haben wir für unser Unternehmen Kreditkarten bei Miles and More organisiert. Der Grund dafür liegt im Typ der Kreditkarte :).

Allerdings ist die Kreditkartenabrechnung inkompatibel mit meiner Banksoftware. Das bedeutet, ich kann die Daten nicht direkt in die Software übertragen, um einen Abgleich der Buchhaltung vorzunehmen.

Dies führte dazu, dass ich, um zu erkennen, welche Buchungskategorien bei uns zu höheren oder niedrigeren Kosten führen, die Abrechnung separat analysieren und die Buchungen entsprechend kategorisieren muss.

Miles and More stellt mir hierfür eine CSV-Datei zur Verfügung, die ich problemlos in ein Google Sheets importieren kann. Danach begann jedoch die Detailarbeit. Ich erstellte in Spalte H eine Kategorie und ordnete anschließend alle Buchungsposten nach den Kategorien, die wir intern verwenden.

Am Ende summierte ich die Daten, wofür ich vor einigen Monaten von ChatGPT eine entsprechende Formel erstellen ließ. Diese überprüfte in den jeweiligen Zeilen, welcher Buchungswert welcher Kategorie zugeordnet war, und fasste den Wert zusammen.

Heute stand ich erneut vor diesem Prozess, der mir inzwischen wirklich lästig geworden war. Es gab mehrere Gründe dafür:

1. Die Zuordnung der Kategorien nahm viel Zeit in Anspruch, da ich immer wieder überprüfen musste, wie ich bestimmte Werte zuvor kategorisiert hatte.
2. Ich musste die Formeln für die Zusammenfassung anpassen, da sich die Anzahl der Buchungsposten erhöht hatte und die Formel nicht mehr auf die vorab definierten Zeilen zugriff.
3. Die Ausgabe erfolgte stets mit Minuswerten, da es sich um abgebuchte Beträge handelte. Ich musste diese in positive Werte umwandeln, um sie mit den bereits vorhandenen Werten addieren zu können.

Diese Schritte einzeln durchzuführen kostete mich nicht nur Zeit, sondern war auch frustrierend. Daher überlegte ich, ob ich vielleicht mit ChatGPT ein Skript erstellen könnte, das mir diese Aufgaben zukünftig abnimmt?

Was ich brauchte, war ein Skript, das die Kategorien auf Basis der bereits vorhandenen Zuordnungen in den anderen Tabellenblättern vergibt, und zwar mit einer Übereinstimmung von 75 %, sodass zukünftige Änderungen in den Buchungsbeschreibungen berücksichtigt werden. Sollte keine Übereinstimmung vorliegen, sollte die Zelle frei bleiben, damit ich die Kategorie in solchen Fällen selbst festlegen kann.

Sind alle Kategorien definiert, soll das Skript die Kategorien zusammenrechnen und diese alphabetisch am Ende der Tabelle ausgeben. Für eine ansprechende Optik sollten zudem zwei Zeilen Abstand eingefügt werden.

Wie bereits erwähnt, dauerte das Erstellen des Skripts keine 30 Minuten. Ich musste ChatGPT lediglich um zwei Korrekturschleifen bitten, bis das Ergebnis stimmte.

Mit diesem Skript werde ich zukünftig wahrscheinlich monatlich 10 bis 15 Minuten Zeit sparen, was im Jahr 2 bis 3 Stunden ausmacht. Aber was mich wirklich begeistert, ist die Tatsache, dass ich jetzt in der Lage bin, selbst solche Skripte zu erstellen. Früher benötigte man hierfür einen Programmierer. Heute kann man darauf verzichten – eine Ressource, die ich dafür nicht mehr benötige. 

Hier noch die Chatverlauf mit ChatGPT, mit dessen Hilfe ich das Script erstellt habe.